5W2Hメソッド徹底解説：問題解決への包括的アプローチ（2025年版）

Frank zhou

·2025年8月28日

·25分で読める

5W2Hメソッド徹底解説（2025年版）—7要素と問題解決のつながりを示すビジネス向けカバー画像 — Image Source: statics.mylandingpages.co

5W2Hは誰もが知る“基本”ですが、現場で結果を分けるのは「どれだけ実務に落とし込めるか」です。本ガイドは、定義で終わらせず、部門別テンプレート、デジタル運用、失敗→改善のビフォーアフター、30-60-90日導入ロードマップまで一気通貫で解説します。私は現場コンサルとして、曖昧な依頼や報告がどれほど手戻りとコストを生むかを何度も見てきました。今日から“伝わる・動ける”文書へ変えていきましょう。

5W2Hとは何か（5W1Hとの違いと強み）

5W2Hは、Who／What／When／Where／Why／How／How much の7要素で情報を漏れなく整理する枠組み。5W1Hに「How much（どれくらい）」が加わることで、金額・時間・工数・規模などの実行可能性が一段深くなります。一般的な定義は日本のビジネスメディアでも広く共有されています（例：カオナビの解説「5W2Hとは？（2023）」、マネーフォワードの「5W1Hと5W2Hの違い（2024）」）。
要点は“書く順番”ではなく“読み手の疑問順”。目的（Why）→やること（What）→方法（How）→期限（When）→責任（Who）→場所/対象（Where）→コスト/規模（How much）など、状況に合わせて並べ替えると伝わります。

7要素のコア

Why：なぜやるのか（背景・期待価値・KPI）
What：何をやるのか（成果物・範囲・除外）
How：どう進めるのか（手順・体制・リスク対応・受入条件）
When：いつまでに（開始・期限・里程標）
Who：誰が（責任者・実行者・承認者）
Where：どこで（場所・拠点・環境・対象媒体）
How much：どれくらい（金額・時間・人員・機会費用のレンジと根拠）

「How much」を軽視すると起きる3つの問題

実行不能な計画（見積り不足で破綻）
承認が下りない（ROI・コスト根拠が弱い）
スコープ膨張（“ついで作業”の無限増殖）

まずはここから—最短で使い倒す基本手順

私の現場経験では、次の“最小構成テンプレ”を全社で統一するだけで、往復コミュニケーションが30%以上減ります。

業務指示・依頼（コピペ可）
- Why：○○の不具合率を今月内に▲▲%→◆◆%へ改善するため
- What：設備Aの点検手順の改訂案作成と試行（第1版）
- How：現行手順のムダ抽出→改訂→小ロットでの試行→結果測定→受入基準に照らし評価
- When：9/5ドラフト、9/12試行、9/20評価、9/25承認
- Who：責任＝品質課長田中／実行＝生産技術佐藤／承認＝製造部長鈴木
- Where：第2工場ライン3（昼勤帯）
- How much：工数16h・部材費2万円・停止時間最大2h（想定）
報告・議事録（コピペ可）
- Why：設備Aの停止多発の再発防止
- What：潤滑油の交換周期見直しと自動給油化の試行結果
- How：過去6ヶ月データ分析→条件設定→2週間のA/Bライン比較→効果測定
- When：試行8/1–8/14、評価8/20、決裁8/25
- Who：実行＝保全チーム／承認＝製造部長
- Where：第2工場ライン3・4
- How much：投資32万円、停止時間削減で月間約6時間短縮（人件費換算▲9万円/月）

部門別の実務テンプレートと記入例

以下は“そのまま使える”項目設計と例文です。How muchは金額・時間・人員・機会費用の4視点で書くと承認が早まります。

製造・品質（不具合報告／是正処置）

共通テンプレ（要点）
- Why：不適合の再発防止と歩留り改善（KPI：不良率、停止時間）
- What：不具合の事実、暫定処置、恒久対策、標準化対象
- How：要因分析→対策案→試行→有効性確認→標準化→教育
- When：発生日／暫定処置期限／恒久対策期限／有効性確認日
- Who：責任者／実行者／承認者
- Where：ライン／設備／班／ロット
- How much：不良件数・影響金額・対策費用・停止時間・人員投入
記入例（是正処置票・要約）
- Why：8月のライン3で同型不良が増加（不良率2.8%→4.6%）。9月末までに2.0%以下へ。
- What：供給部品Bの寸法ばらつき対策（受入検査強化＋治具改良）
- How：特性要因図→計測→治具改良→条件再設定→2週間試行→検定で有意差確認
- When：暫定8/30、恒久9/20、確認9/27
- Who：責任＝品質課長／実行＝生産技術＋購買／承認＝製造部長
- Where：第2工場ライン3、作業ステーション5
- How much：治具改良費12万円、停止2h、期待効果：不良▲1.8pt＝月間廃棄▲9万円
A3との接続メモ：A3の「背景→目的→現状→要因→対策→効果→標準化」に5W2Hを配置すると一貫性が出ます。

IT/開発（チケット／スプリント計画）

チケット項目（Jira例）
- Who：Assignee（担当）、Reviewer（承認/PRレビュー）
- What：Summary（要件を一文で）、Description（受入条件含む）
- When：Due date、Start date、スプリント番号
- Where：環境（Prod/Stage/Dev）、影響サービス
- Why：ユーザー価値／不具合再発防止の背景
- How：実装方針・テスト観点・依存関係
- How much：Estimation（見積時間）、コスト（外注/ライセンス）
実装上のベストプラクティス：課題タイプごとに必須フィールドやフォーム設計を分け、入力ミスを抑えます（Atlassianの「課題の仕組み（2024）」や「フォーム設計ベストプラクティス（2023）」参照）。自動化ルールで更新/通知を定着化できます（「Jira Automation アクション（2025）」）。
記入例（バグ修正チケット）
- Why：カート画面の合計金額が端数処理で誤表示。CVR低下を防ぐ。
- What：端数処理ロジックの修正（四捨五入→切り捨て条件化）
- How：対象関数の条件分岐追加→単体テスト→回帰テスト→モニタリング
- When：着手8/28、PR 8/29、リリース8/30（緊急）
- Who：実装＝山本、レビュー＝李、承認＝PM田中
- Where：Prod影響、Stageで検証
- How much：実装4h＋テスト3h、リスク低、売上影響：日商の±0.5%改善期待
参考：JiraとJSMの使い分けや設定の考え方はAtlassianの「Jira Service ManagementとJira（2024）」が有用です。

マーケ・営業（施策ブリーフ／見積・ROI）

ブリーフ項目
- Why：ターゲット課題とKPI（例：リード獲得数、CAC、CVR）
- What：施策内容（チャネル、コンテンツ、オファー）
- How：制作体制・媒介計画・計測設計・ガバナンス
- When：開始・終了、レビューサイクル
- Who：責任者・実行者・外部パートナー
- Where：配信地域・媒体・ランディング先
- How much：予算レンジ（媒体費/制作費/ツール費）・期待ROI・想定リスク
記入例（ウェビナー施策）
- Why：新製品Xの見込み客創出。MQL月間80件→120件。
- What：共同ウェビナー2回＋録画配信＋フォローアップメール3通
- How：共催先Aと台本作成→LP/申込管理→当日運営→録画配信→セールス連携
- When：企画8/30、集客9/1–9/20、開催9/25・10/2、録画10/5
- Who：責任＝マーケMgr、実行＝コンテンツ＋オペ、営業連携＝SMBチーム
- Where：日本国内・オンライン、配信先＝自社LP
- How much：媒体費30万円、制作15万円、工数40h、期待CVR=12%、想定CAC=3.5万円
参考：KPI設計や測定の一般原則はGoogleなどの公式リソースが整理しています（例：「Google（Think with Google）のKPI/測定設計記事（年次）」）。

管理部門（社内通知／稟議メモ）

稟議メモ項目
- Why：課題・期待効果（定量）、優先度
- What：購入/契約の対象・範囲・比較案
- How：導入プロセス・リスク・代替案・解約条件
- When：稟議締切・導入スケジュール
- Who：起案者・決裁者・使用部門
- Where：利用拠点・対象部門・情報区分
- How much：初期費用・月額・年額・回収見込み・機会費用
例文（SaaS導入稟議）
- Why：法改正対応と監査負荷削減のため。監査時間▲30%を目標。
- What：電子契約SaaS B 社Proプラン（50ID）
- How：段階導入→既存マニュアル更新→権限設計→教育→運用レビュー
- When：契約9/10、教育9/20、運用開始10/1
- Who：起案＝総務、決裁＝CFO/法務部長、利用＝全社
- Where：国内拠点、機密区分「社外秘」
- How much：初期10万円＋月額8万円、年額106万円、回収：紙/郵送/人的コストで年▲160万円見込み

よくある落とし穴と回避策（ビフォー→アフター）

曖昧語の氾濫
- Before：「できるだけ早く対応」「必要に応じて調整」
- After：「8/30 17:00までに一次対応（再現確認と暫定処置）」「9/5の見積額±10%で調整」
責任者・期限不明
- Before：「対応お願いします」
- After：「責任＝山田、実行＝開発2名、期限＝9/12（金）17:00」
範囲逸脱（スコープ膨張）
- Before：「ついでに他ページも」
- After：「対象はLP/FAQの2ページ。ブログは対象外（別稟議）」
隠れコスト（工数・機会費用の抜け）
- Before：「広告費30万円で実施」
- After：「広告費30万円＋制作15万円＋運用工数40h（人件費換算18万円）。総額63万円、3ヶ月回収想定」

他フレームワークとの併用戦略

SMARTで定量化：Why/When/How muchをSMARTの基準（具体的・測定可能・達成可能・関連性・期限）に落とし込む。
PDCAで継続：5W2HでPlanの品質を上げ、Do/Check/Actにつなぐ。
ロジックツリーでWhy深掘り：原因や目的を分解して「対策の筋」を確認。
A3で可視化：A3一枚に背景→目的→現状→要因→対策→効果→標準化を配置。5W2H項目と1:1対応させると監査に強い。

公的標準としての“5W2H公式”はありませんが、各手法の一次情報は豊富です。例えば、Jiraの課題設計や自動化はAtlassianの「Jira Automation（2025）」等の一次情報が明確です。

デジタル運用（2025年の実践）

Excel／Googleスプレッドシート：
- 入力規則で必須・型・選択肢・日付範囲を設定し、曖昧入力を抑制します（Googleの「データの入力規則（2024）」、Microsoftの「入力規則を適用（2023）」）。
- NETWORKDAYSで営業日差の自動計算、COUNTIFで抜けチェック、IFERRORで見やすい集計に。
Notion：
- データベースのプロパティに5W2Hをもたせ、テンプレートでブリーフ/報告書の雛形を標準化できます（Notionの「データベース入門（2024）」「テンプレート活用ガイド（2023）」）。
Jira：
- 課題タイプごとにフィールド構成を分け、必須化や自動化で質を担保（「課題の仕組み（2024）」「フォーム設計ベストプラクティス（2023）」「Automation（2025）」）。
Slack／Power Automate（Teams）：
- 承認ワークフローで「Who/When」を固定化し、抜けと遅延を防ぎます（Slackの「ワークフロー作成（2024）」、Microsoftの「モダン承認（2025）」）。

導入ロードマップ（30-60-90日）

0–30日：現状棚卸と最小テンプレ導入
- 主要ドキュメント（依頼、報告、稟議、チケット）の現行例を収集→欠落パターンを特定
- “最小構成テンプレ”を全社周知、Excel/Sheetsで入力規則を設定
- Slack/Teamsで承認者と期限の明文化を徹底
31–60日：部門別テンプレ標準化と自動化
- 製造・IT・マーケ等でテンプレ分岐、Jira/Notionで必須項目とビュー最適化
- 承認ワークフローをPower Automate/Slackで自動化、リマインド運用
- 5W2H×SMARTでKPI・予算の定量化を必須化
61–90日：定着化・改善サイクル
- 週次レビューで「曖昧語」「期限抜け」「スコープ逸脱」「隠れコスト」を可視化
- ビフォーアフター事例を社内ナレッジに蓄積
- 年2回のテンプレ改訂と教育

FAQ（現場のあるある）

Q：5W1Hでも十分では？
- A：意思決定と承認の現場では「How much（時間・金額・人員・機会費用）」の明示がないと進みません。特に予算や工数の前提が曖昧だと、後から大きな齟齬が生じます。
Q：すべてを毎回詳細に書くのは非効率では？
- A：優先はWhy/What/When/Who/How muchの5点。詳細How/Whereは状況に応じてテンプレのチェックボックス化で省力化します。
Q：ツールは何から？
- A：最初はExcel/Googleスプレッドシート＋承認ワークフロー（Slack/Teams）で十分。成熟度に応じてJira/Notionへ拡張しましょう。

まとめ（明日から使う3ステップ）

最小構成テンプレで依頼・報告を統一（Why/What/How/When/Who/Where/How much）
How muchは「金額・時間・人員・機会費用」をレンジ＋根拠で記載
入力規則と承認ワークフローで“抜け”を仕組みで潰す

参考ドキュメント（一次情報・公式）

スプレッドシートの入力規則はGoogleの「データの入力規則（2024）」を、ExcelはMicrosoftの「入力規則の適用（2023）」を参照。
Jiraの課題設計・自動化はAtlassianの「課題の仕組み（2024）」「フォーム設計（2023）」「Automation（2025）」。
Notionのテンプレ活用は「データベース入門（2024）」「テンプレート活用（2023）」。
承認フローはSlackの「ワークフロー作成（2024）」とMicrosoftの「モダン承認（2025）」。